SANGATTA — Ruang Rapat Diskominfo Staper tampak lebih ramai dari biasanya. Satu per satu pegawai berdatangan, sebagian membawa buku catatan, sebagian lain menenteng laptop. Mereka bukan sekadar mengikuti rapat rutin, tetapi menghadiri sebuah kegiatan yang selama ini dianggap sederhana, namun sesungguhnya menjadi tulang punggung dari setiap roda birokrasi yaitu Sosialisasi Tata Naskah Dinas, Senin pagi (08/12/2025)
Kegiatan ini diikuti seluruh ASN dan UPT RPD yang sehari-hari mengurus surat-menyurat, menyusun nota dinas, hingga mengelola arsip. Di balik rutinitas administrasi yang sering dianggap teknis, tersimpan satu kebutuhan besar: pemahaman yang sama, cara kerja yang seragam, dan dokumentasi yang tertib.
Bagi sebagian orang, surat dinas hanya selembar kertas dengan kop dan tanda tangan. Namun bagi aparatur pemerintahan, surat adalah jejak kerja. Ia merekam keputusan, kebijakan, hingga komunikasi antara instansi. Ketika ada kesalahan penomoran, format yang tidak sesuai, atau pengarsipan yang tidak lengkap, dampaknya bisa panjang: dokumen sulit ditelusuri, informasi tersendat, bahkan pelayanan publik bisa terganggu.
Kesadaran semacam inilah yang menjadi latar belakang Diskominfo Staper menggelar sosialisasi tersebut.
Di depan para peserta, Arsiparis Ahli Madya Dispusip Kutim, Andjar Rahmawati, menyampaikan materi dengan cara yang ringan namun mendalam. Ia tidak hanya menjelaskan aturan penulisan, tetapi mengajak peserta memahami filosofi sebuah dokumen.
“Surat itu bukan sekadar diketik dan dikirim. Ia adalah bukti, informasi, dan sekaligus wajah dinas. Kalau suratnya rapi, mutunya baik, berarti kita menghargai pekerjaan kita sendiri,” ujarnya pada peserta.
Andjar juga mengupas banyak hal yang selama ini sering disepelekan: tanda baca dalam bahasa kedinasan, struktur kalimat, kode klasifikasi arsip, sampai teknik-teknik agar arsip tidak hilang dalam proses digital maupun fisik.
Beberapa peserta tampak mencatat dengan serius. Ada yang mengangguk-angguk ketika menemukan jawaban atas kebingungan yang selama ini dihadapi. Sosialisasi terasa seperti ruang berbagi pengalaman, bukan sekadar ruang belajar.
Kepala Diskominfo Staper, melalui Kepala Bidang Aplikasi Informatika, Diar Fauzi Wiranata, menegaskan bahwa tata naskah dinas bukan hanya soal mekanis, tetapi soal kepercayaan publik.
“Dokumen yang tertata baik mencerminkan profesionalitas instansi,” katanya. “Ketertiban administrasi bukan sekadar memenuhi aturan, tetapi bagian dari pelayanan yang cepat, tepat, dan bisa dipertanggungjawabkan.”
Ia juga mengajak seluruh peserta memanfaatkan kesempatan ini untuk memperkuat pengetahuan. Bagi Diar, tata naskah dinas adalah pondasi yang menentukan kualitas pelayanan di masa depan.
Sosialisasi hari itu tidak hanya memberi pengetahuan teknis. Lebih dari itu, ia menumbuhkan kesadaran bahwa administrasi adalah wajah pertama organisasi. Bahwa setiap surat, nota, atau dokumen mencerminkan cara kerja sebuah dinas.
Ketika kegiatan ditutup, para peserta tidak tampak terburu-buru pergi. Beberapa masih berdiskusi, ada yang menunjukkan contoh surat, ada pula yang bertanya soal aplikasi tata naskah yang akan digunakan ke depan. Semangat belajar itu memunculkan harapan baru: lahirnya budaya administrasi yang lebih tertib, seragam, dan profesional di lingkungan Diskominfo Staper Kutim.
Penulis : Daus
